HubSpot, ActiveCampaign o Zoho: cuál conviene a una PyME

Depende de qué quieres resolver primero. Si lo urgente es que ventas dé seguimiento a cada lead y que el equipo use el CRM desde la primera semana, HubSpot. Si lo urgente es automatizar correos y nutrir prospectos con un presupuesto chico, ActiveCampaign. Si necesitas un CRM de ventas muy personalizable con un costo por usuario bajo, o ya usas otras aplicaciones de Zoho, Zoho CRM.

Una aclaración antes de seguir: soy partner de HubSpot y de ActiveCampaign, y también trabajo con Zoho. Abajo está cuándo conviene cada uno, incluidos los casos en que recomiendo Zoho.

¿En qué se diferencian HubSpot, ActiveCampaign y Zoho?

Sobre todo en dónde ponen el centro y en cómo cobran:

	HubSpot	ActiveCampaign	Zoho CRM
Su centro	CRM con herramientas de marketing, ventas y servicio en una sola plataforma	Automatización de marketing por correo; WhatsApp se contrata como canal aparte	CRM de ventas muy configurable, dentro de la familia de aplicaciones de Zoho
Cómo cobra	Por usuario en los planes de pago; en Marketing Hub, también por contactos de marketing	Por número de contactos; cada plan incluye cierto número de usuarios	Por usuario
Versión gratis	Sí, hasta 2 usuarios	No; prueba gratis de 14 días	Sí, hasta 3 usuarios
Pipeline de ventas	Incluido	Complemento con costo aparte (Pipelines)	Incluido
Fuerte en	Facilidad de uso; marketing y ventas en el mismo lugar	Flujos de correo, segmentación y seguimiento automático	Personalización de módulos, campos y reglas a buen precio
Lo que hay que cuidar	El salto de precio de Starter a Professional	El CRM de ventas es un complemento, no el centro	Su flexibilidad pide una buena configuración inicial

¿Cuánto cuesta cada uno?

	Para empezar	Plan intermedio	Lo que hay que saber
HubSpot (USD)	Gratis hasta 2 usuarios. Starter desde 20 por usuario al mes (7 con la promoción para clientes nuevos que había el 17 de octubre)	Sales Hub Professional desde 90 por usuario al mes, más 1,500 de onboarding una sola vez	Marketing Hub Professional desde 800 al mes, con 3 usuarios y 2,000 contactos de marketing
ActiveCampaign (USD, 1,000 contactos, pago anual)	Starter: 15 al mes, 1 usuario, hasta 5 acciones por automatización	Plus: 49 al mes, 1 usuario, acciones ilimitadas y landing pages. Pro: 79 al mes, 3 usuarios	Enterprise desde 145 al mes, con 5 usuarios. El precio sube con el número de contactos
Zoho CRM (pesos, IVA aparte)	Gratis hasta 3 usuarios. Estándar: 216 por usuario al mes con pago anual, 324 con pago mensual	Profesional: 360 o 540. Empresa: 630 o 810	Ultimate: 810 o 990 por usuario al mes, anual o mensual

Desde México, HubSpot y ActiveCampaign muestran sus precios en dólares y Zoho los muestra en pesos. El desglose completo de HubSpot, con sus cuotas de onboarding, está en cuánto cuesta HubSpot en México.

Ejemplo: 3 vendedores y 1,000 contactos, primer año

Con los precios del 17 de octubre y sin promociones:

Opción	Cuenta	Primer año
HubSpot Sales Hub Starter	3 usuarios × 20 USD × 12 meses	720 USD
Zoho CRM Estándar, pago anual	3 usuarios × 216 pesos × 12 meses	7,776 pesos más IVA
ActiveCampaign Pro	79 USD × 12 meses, con 3 usuarios incluidos	948 USD, más el complemento Pipelines si quieres gestionar negocios de venta

Para un equipo de este tamaño, la diferencia en licencias es de unos cientos de dólares al año. Lo que de verdad cambia el costo es otra cosa: el tiempo que pierde tu equipo si la herramienta no se ajusta a cómo vende, y lo que cuesta configurarla bien.

¿Cuándo conviene HubSpot?

• Tu equipo nunca ha usado un CRM y necesitas que lo adopte rápido.
• Quieres marketing (correos, formularios, landing pages) y ventas en la misma herramienta, con reportes que unan los dos.
• Son 1 o 2 personas y quieres empezar gratis y crecer después.
• Quieres ver en un solo lugar de qué campaña vino cada negocio cerrado.

¿Cuándo conviene ActiveCampaign?

• Tu venta depende de nutrir prospectos durante semanas o meses con correos que se mandan solos según lo que hace cada contacto.
• Tienes una base grande de contactos y pocas personas operando.
• Vendes en línea (cursos, productos, membresías) y el seguimiento es más de marketing que de un vendedor.
• Ya tienes un CRM de ventas y te falta la automatización de correo. Según su página de precios, ActiveCampaign se integra con varios CRM, Zoho entre ellos.

¿Cuándo conviene Zoho CRM?

• Tu proceso tiene muchos campos propios, varios productos o proyectos y reglas de asignación a la medida.
• Vas a tener muchos usuarios y el costo por usuario pesa en la decisión.
• Ya usas otras aplicaciones de Zoho (correo, facturación, formularios) y quieres todo en el mismo ecosistema.
• Quieres arrancar gratis con un equipo de hasta 3 personas.

¿Se pueden combinar?

Sí, y a veces es lo que más conviene. Una combinación común es el CRM de ventas en Zoho y la automatización de correo en ActiveCampaign. Los flujos que armaría primero están en automatización de email con ActiveCampaign. Lo que no recomiendo es tener dos CRM donde los vendedores capturan lo mismo: en tres meses nadie sabe cuál de los dos tiene el dato bueno.

La regla para combinar: cada dato tiene un solo sistema que manda. El contacto y su vendedor asignado viven en el CRM; la otra herramienta lee de ahí y no al revés.

Cinco preguntas para decidir

Pregunta	Si respondes sí, inclínate por
¿Tu equipo nunca ha usado un CRM y necesita algo fácil?	HubSpot
¿Tu venta depende más de correos automáticos que de llamadas de un vendedor?	ActiveCampaign
¿Tu proceso tiene muchas reglas y campos propios?	Zoho CRM
¿Vas a tener más de 10 usuarios y el costo por usuario es decisivo?	Zoho CRM
¿Quieres marketing y ventas en un mismo tablero?	HubSpot

Si respondiste sí en dos columnas distintas, probablemente te conviene combinar: un CRM de ventas y una herramienta de correo que lea de él.

El error que veo más seguido

Elegir la herramienta antes de definir el proceso. Ninguno de los tres arregla una venta sin etapas claras ni responsables. Antes de comparar precios, escribe en una hoja de dónde llegan tus leads, quién los atiende, qué etapas recorren y qué tiene que pasar para avanzar de una a otra. Con eso, la decisión casi siempre se vuelve obvia.

También veo lo contrario: empresas que cambian de CRM cada dos años porque "este no sirve", cuando el problema era que nadie definió quién atiende qué lead. Si trabajas en inmobiliario, en cómo elegir un CRM inmobiliario están los criterios específicos de ese giro.

Lo que haría yo

1. Definir el proceso de venta antes de abrir cualquier prueba gratis.
2. Probar dos herramientas durante dos semanas con datos reales y con las personas que las van a usar.
3. Quedarme con la que el equipo usó sin que nadie tuviera que obligarlo.

Soy partner de HubSpot y de ActiveCampaign, y también trabajo con Zoho y Salesforce. Si quieres saber cuál te conviene antes de pagar, agenda 30 minutos.